Vergelijking
Kun je je wachtlijst beter bijhouden in een spreadsheet, in je EPD of in losse software?
Bijna elke vrijgevestigde praktijk begint met een spreadsheet, ontdekt daarna dat het EPD ook een lijstje kan, en vraagt zich op een gegeven moment af of er niet iets bestaat dat hier speciaal voor is gemaakt. Alle drie de antwoorden zijn verdedigbaar, maar ze kosten iets anders: het ene kost tijd, het andere kost overzicht en het derde kost geld. Deze vergelijking zet ze naast elkaar op de punten die er in de aanmeldstroom echt toe doen.
Waar de keuze eigenlijk over gaat
De vraag lijkt te gaan over software, maar hij gaat over de weg tussen de eerste aanmelding en de eerste sessie. Op die weg moeten vijf dingen kloppen: alles komt op een plek binnen, iedereen krijgt op tijd bericht, de volgorde is uitlegbaar, de verwijzer weet wat je met zijn verwijzing doet, en achteraf kun je laten zien hoe lang het duurde.
Een gereedschap dat die vijf dingen ondersteunt, is goed genoeg. Wat het bij jou wordt, hangt af van hoeveel aanmeldingen je krijgt, hoeveel mensen ernaar moeten kijken en hoeveel van dat werk je nog met je geheugen kunt opvangen.
Optie een: het spreadsheet
Wat het goed doet
Een spreadsheet is direct beschikbaar, kost niets extra en past zich aan jouw manier van denken aan. Je maakt precies de kolommen die je nodig hebt, sorteert op wat je wilt en ziet in een oogopslag hoeveel mensen er staan. Voor een praktijk met een paar aanmeldingen per maand en een rustige agenda is dat lange tijd voldoende.
Het is bovendien de enige optie waarbij je nooit vastzit aan de logica van iemand anders. Wil je een kolom voor "gebeld op" en een voor "reageert niet", dan staan ze er vijf seconden later.
Waar het knelt
- Niets gebeurt vanzelf. Een bevestiging, een tussenbericht en een terugmelding aan de verwijzer moet je allemaal zelf typen en zelf onthouden.
- De geschiedenis verdwijnt. Wie een status overschrijft, wist de vorige. Achteraf kun je niet meer laten zien hoe lang iemand precies wachtte.
- Delen wordt lastig. Zodra twee mensen in hetzelfde bestand werken, ontstaan er versies, of ontstaat de behoefte om elkaar te vertellen wat er is veranderd.
- De AVG kijkt mee. Een bestand met namen, contactgegevens en soms een korte omschrijving van de klacht is een verwerking van persoonsgegevens, en zodra er iets over de zorgvraag in staat, gaat het om gegevens uit artikel 9 van de AVG. Op een lokale schijf of in een gedeelde map is dat lastig af te schermen en moeilijk te verantwoorden.
Optie twee: de wachtlijst in je EPD
Wat het goed doet
Je EPD is de plek waar het dossier hoort, en waar het onder de Wgbo twintig jaar bewaard moet blijven, gerekend vanaf de laatste wijziging. Veel pakketten kennen daarnaast een lijst met aangemelde clienten, gekoppeld aan de gegevens die je toch al invoert. Dubbele invoer valt daarmee weg en er ontstaat geen tweede plek met dezelfde namen.
Waar het knelt
Een EPD is gebouwd voor de behandeling, niet voor de periode ervoor. Dat merk je op drie punten. Ten eerste begint de registratie meestal pas als iemand client is, terwijl de aanmeldwachttijd juist daarvoor loopt. Ten tweede zijn de statussen zelden aan te passen aan een aanmeldstroom, waardoor je gaat improviseren met notitievelden. Ten derde krijgt niemand automatisch bericht, want een EPD gaat over vastleggen, niet over uitleggen.
Daar komt bij dat je iedereen die naar de rij moet kijken, toegang tot het dossiersysteem geeft. Voor een assistent die alleen de belronde doet, is dat meer toegang dan nodig, en dat wringt met het uitgangspunt dat je niet meer gegevens verwerkt dan de taak vraagt.
Optie drie: losse software voor de aanmeldstroom
Wat het goed doet
Aparte software voor de wachtlijst kent maar een onderwerp: de weg van aanmelding naar behandeling. Daardoor zitten er dingen in die je in de andere twee opties zelf moet nabouwen. De teller start op de dag van binnenkomst en loopt door zonder dat je hem aanraakt. Een aanmeldstop is een schakelaar met een reden en een verwachte einddatum, niet een zin die je op je site vergeet weg te halen. Berichten gaan uit volgens een ritme dat je een keer instelt.
Belangrijk is ook wat er niet in zit. Losse wachtlijstsoftware hoort geen dossier te voeren en hoort dus ook nauwelijks gezondheidsgegevens te bevatten. De rij draait op naam, contactgegevens, verwijzer en status, en het inhoudelijke werk blijft in het EPD.
Waar het knelt
- Het is een extra abonnement, dus een vaste post die je elke maand betaalt.
- Het is een extra systeem waarin je moet inloggen en dat je moet inrichten.
- Je hebt een verwerkersovereenkomst nodig volgens artikel 28 van de AVG, en de verwerking hoort in je verwerkingsregister uit artikel 30.
- Bij weinig aanmeldingen per jaar verdient het zich niet terug in tijd, hoe prettig het ook werkt.
De drie naast elkaar
| Punt | Spreadsheet | EPD | Losse software |
|---|---|---|---|
| Aanmeldingen op een plek | Handmatig overtypen | Vaak pas na intake | Formulier landt in de rij |
| Wachttijd meten | Zelf datums aftrekken | Zelden apart zichtbaar | Twee tellers lopen vanzelf |
| Bericht aan de wachtende | Zelf schrijven en onthouden | Meestal niet aanwezig | Vast ritme, vaste sjablonen |
| Verwijzer terugmelden | Los van de lijst | Via correspondentie | Bij de aanmelding vastgelegd |
| Samenwerken | Versieproblemen | Volledige dossiertoegang | Rechten per medewerker |
| Verantwoording achteraf | Reconstructie | Beperkt uit te draaien | Export per periode |
| Kosten | Geen abonnement, wel uren | Zit in je bestaande pakket | Vast bedrag per maand |
Zo kies je zonder er een project van te maken
Loop de volgende drie vragen af, in deze volgorde. Ze zeggen meer dan een functielijst.
- Hoeveel aanmeldingen krijg je per maand? Blijft het bij een paar en heb je zelden een wachtlijst, dan is een spreadsheet met een vaste wekelijkse ronde eerlijk gezegd genoeg.
- Hoeveel mensen moeten in de rij kijken? Zodra dat er meer dan een zijn, gaat het niet meer over overzicht maar over afstemming. Dan wegen rechten per medewerker en een zichtbare geschiedenis zwaarder dan gemak.
- Krijg je vragen die je niet kunt beantwoorden? Een huisarts die belt over de actuele wachttijd, of iemand die vraagt hoe lang hij al staat, is het duidelijkste signaal dat je gereedschap achterloopt op je praktijk.
Merk je bij die tweede vraag dat de lijst vooral achterloopt omdat er niemand aan toekomt, lees dan eerst hoe je een wachtlijst actueel houdt met statussen en een wekelijkse ronde. Een beter systeem repareert namelijk geen ontbrekende afspraak over wie de rij beheert.
Wat de vergelijking in euro's betekent
Het spreadsheet lijkt gratis, maar de uren die erin gaan zitten, zijn dat niet. Het EPD lijkt gratis omdat je het toch al betaalt, maar het kost je de berichten die je zelf blijft typen. Losse software kost een vast bedrag per maand en bespaart precies dat handwerk. Welke kant de rekensom uitvalt, hangt af van je aantallen en van wat een uur in jouw praktijk waard is. Die som staat uitgewerkt in het artikel over wat wachtlijstbeheer per maand aan tijd en geld kost.
Wat je in alle drie de gevallen moet regelen
Welke optie je ook kiest, een paar dingen liggen vast. Je legt de verwerking vast in je verwerkingsregister. Je zorgt dat de rij alleen bevat wat nodig is, en houdt inhoudelijke aantekeningen in het dossier. Je spreekt af wanneer regels van afgehaakte aanmelders worden opgeruimd. En je kunt achteraf laten zien wanneer een aanmelding binnenkwam en wat je hebt teruggemeld, want dat is de basis onder de jaarlijkse verantwoording uit de Wtza en onder een klachtenregeling die de Wkkgz van je vraagt. Welke verplichtingen daar precies bij horen, staat in het overzicht van de regels die je wachtlijst raken.
Conclusie: kies het gereedschap dat bij je aantallen past
Een spreadsheet is eerlijk gereedschap zolang je praktijk klein en rustig is. Het EPD is de juiste plek voor het dossier, maar zelden voor de periode ervoor. Wordt de rij langer dan je hoofd, of kijkt er meer dan een persoon naar, dan wint software die alleen over de aanmeldstroom gaat. Dat is precies wat de wachtlijstmodule van Wachttijdbeheer doet: aanmeldingen op een plek, twee tellers die vanzelf lopen, berichten met een vast ritme en een export voor je verantwoording. Over de achtergrond van die keuzes schrijft de maker op de auteurspagina van Jimenez Julien.
Twijfel je welke van de drie bij jouw aantallen past, leg je situatie dan voor via het contactformulier. Je krijgt binnen twee werkdagen een eerlijk antwoord, ook als dat luidt dat je spreadsheet voorlopig prima volstaat.
