Aanmeldformulier op je eigen site
Een formulier dat je op je praktijkwebsite zet, met alleen de velden die je echt nodig hebt. Wat binnenkomt, staat direct in de rij en krijgt een bevestiging.
Voor vrijgevestigde GGZ-praktijken
Wachten is zwaar, niet weten is zwaarder
Wachttijdbeheer houdt je aanmeldingen, je wachtlijst en je verwijzingen op een plek bij, en zorgt dat iedereen die wacht op tijd hoort waar hij aan toe is.
Vraag een demo aan Bekijk wat het doet
- Aanmeldwachttijd en behandelwachttijd apart zichtbaar
- Automatisch bericht bij aanmelding, vertraging en aanmeldstop
- Verwijzers zien dezelfde stand van zaken als jij
- Gegevens op servers binnen de Europese Unie
Het probleem
De wachtlijst leeft in je hoofd, in je mailbox en in een bestand
Je wilt zorg verlenen, niet lijstjes bijhouden. Toch gaat er elke week tijd zitten in uitzoeken wie zich wanneer meldde, wie al iets gehoord heeft en wat je de huisarts beloofde. Zo gaat het meestal.
-
De aanmelding komt binnen
Via het formulier op je site, via de mail, via een verwijzer of via de voicemail. Vier ingangen, vier plekken waar iets kan blijven liggen.
-
De bevestiging blijft uit
Je wilde eerst even kijken of het past. Twee weken later weet degene die zich meldde nog steeds niet of zijn bericht is aangekomen.
-
De lijst raakt achter
Mensen vinden elders een plek, verhuizen of haken af. Je lijst is langer dan je echte wachtrij, en je durft er geen wachttijd meer aan te verbinden.
-
De telefoon gaat
Wachtenden bellen om te vragen hoe het staat, verwijzers bellen om te vragen of ze nog kunnen sturen. Elk gesprek kost tijd die niet in je agenda stond.
-
De aanmeldstop komt te laat
Als je hem eindelijk aanzet, staan er al mensen op de lijst aan wie je iets moet uitleggen wat je liever eerder had gezegd.
Het pijnlijke is niet de wachttijd zelf. Het pijnlijke is de stilte eromheen, voor wie wacht en voor jou.
De oplossing
Een wachtrij die zichzelf bijhoudt, in vier stappen
Wachttijdbeheer zet de weg van aanmelding tot start van de behandeling om in een vaste route. Jij bepaalt de regels, de software bewaakt ze.
-
Alles komt op een plek binnen
Je aanmeldformulier, je mailbox en de aanmeldingen die je zelf invoert komen samen in een rij. Elke aanmelding krijgt meteen een tijdstip en een status.
-
De teller loopt vanaf dag een
Je ziet per persoon hoe lang hij wacht op een intake en hoe lang op de start van de behandeling, en je ziet de rij per behandelaar.
-
Berichten gaan vanzelf uit
Bevestiging bij aanmelding, een tussenbericht als het langer duurt, een uitnodiging als er ruimte is. Je schrijft de teksten een keer, in je eigen toon.
-
Je verantwoording rolt eruit
Wanneer kwam een aanmelding binnen, wat heb je teruggemeld, wanneer startte de behandeling. Precies de gegevens die je nodig hebt als iemand ernaar vraagt.
Wat er in zit
Acht dingen die je vanaf dag een gebruikt
Geen module die je nooit opent. Alles wat erin zit, gaat over de weg van aanmelding naar behandeling.
Wachtrij per behandelaar
Werk je alleen, dan is er een rij. Werk je met collega's, dan heeft iedereen een eigen rij met eigen instroomruimte, met daarnaast het totaal van de praktijk.
Twee tellers, geen ruis
De aanmeldwachttijd loopt tot de intake staat, de behandelwachttijd tot de eerste sessie. Je ziet ze los van elkaar, zodat je weet waar het echt vastloopt.
Berichten met een vast ritme
Stel in na hoeveel tijd er een tussenbericht uitgaat en wat erin staat. Wie wacht, hoort iets voordat hij zelf gaat bellen.
Aanmeldstop met een reden
Zet de stop aan met een toelichting en een verwachte einddatum. Het formulier past zich aan, en nieuwe aanmelders krijgen meteen een eerlijk antwoord.
Verwijzers in de lus
Leg per aanmelding de verwijzer vast en meld terug wat je met de verwijzing doet. Huisartsen en praktijkondersteuners hoeven daarvoor niet meer te bellen.
Belronde en opschoning
Markeer wie je hebt gesproken, wie niet reageert en wie elders terecht is gekomen. Je lijst blijft daardoor een afspiegeling van je echte wachtrij.
Overzicht voor je verantwoording
Exporteer per periode wat er binnenkwam, wat je terugmeldde en hoe lang het duurde, in een bestand dat je zo bij je jaarstukken kunt leggen.
Wat het oplevert
Rustiger werken, eerlijker communiceren
De winst zit niet in een dashboard, maar in wat je niet meer hoeft te doen en in wat mensen wel te horen krijgen.
Minder telefoontjes tussendoor
Wie op tijd bericht krijgt, belt minder vaak om te vragen hoe het staat. Dat scheelt onderbrekingen tussen twee sessies door.
Je kunt weer een termijn noemen
Omdat je lijst klopt, durf je te zeggen hoe het ervoor staat. Ook als het antwoord is dat het langer duurt dan je zou willen.
Geen aanmelding die verdwijnt
Elke aanmelding heeft een status en een eigenaar. Niets blijft hangen in een mailbox die je op een drukke dag niet opendoet.
Verwijzers weten waar ze aan toe zijn
Een huisarts die weet dat je vol zit, stuurt gericht door. Dat is prettiger voor degene die hulp zoekt en voor jullie samenwerking.
Je administratie is op orde
De gegevens over aanmeldingen en doorlooptijden staan bij elkaar, klaar voor je eigen evaluatie en voor je jaarlijkse verantwoording.
Minder spanning aan beide kanten
Wachten blijft wachten. Maar wie weet wat er gebeurt, voelt zich minder vergeten, en jij hoeft je minder schuldig te voelen over stilte.
Waar je op kunt rekenen
Eerlijk over wat dit wel en niet is
Deze site verzint geen klanten en geen cijfers. Wat er wel is: duidelijke grenzen, Nederlandse regels als vertrekpunt en een aanspreekbaar iemand erachter.
Dit doet Wachttijdbeheer wel
- aanmeldingen verzamelen en van een status voorzien
- wachttijd meten vanaf de dag van aanmelding
- berichten sturen aan wachtenden en verwijzers
- een aanmeldstop netjes afhandelen
- gegevens exporteren voor je verantwoording
Dit doet het niet
- geen dossiervoering, dat blijft in je EPD
- geen declaraties en geen contact met zorgverzekeraars
- geen diagnostiek en geen advies over triage
- geen wachttijd korter maken, dat doe jij
- geen gegevens doorverkopen of gebruiken voor reclame
De regels waar dit op rust
- de Wkkgz, in werking sinds 1 januari 2016, vraagt om een klachtenregeling met een onafhankelijke klachtenfunctionaris en aansluiting bij een erkende geschilleninstantie
- een klacht handel je binnen zes weken af, met een verlenging van maximaal vier weken
- de Wtza, in werking sinds 1 januari 2022, kent een meldplicht voor nieuwe zorgaanbieders en een jaarlijkse verantwoording
- de Wgbo vraagt om een bewaartermijn van twintig jaar voor medische dossiers, gerekend vanaf de laatste wijziging
Gegevens en privacy
- de gegevens staan op servers binnen de Europese Unie en de AVG is leidend
- gezondheidsgegevens vallen onder artikel 9 AVG, daarom houden we de velden bewust beperkt
- je sluit een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG en krijgt de gegevens voor je verwerkingsregister uit artikel 30 AVG
- een datalek melden we zo snel mogelijk, zodat jij de termijn van 72 uur richting de Autoriteit Persoonsgegevens haalt
Zo ziet het eruit in de praktijk
Een geschetste situatie, geen klantverhaal. Een psycholoog met een volle agenda zet op maandagochtend de aanmeldstop aan, met als reden dat er tot na de zomer geen ruimte is. Wie zich daarna meldt, leest dat meteen op het formulier en krijgt een bericht met het advies om met de huisarts te overleggen. De mensen die al wachtten, krijgen een tussenbericht met de nieuwe stand van zaken. De praktijk hoeft die week niemand terug te bellen om iets uit te leggen wat al gecommuniceerd was.
Achter Wachttijdbeheer zit een maker met een naam en een e-mailadres. Lees op de pagina over Jimenez Julien wie dat is en hoe hij werkt. Vul je het contactformulier in, dan komt je bericht rechtstreeks bij hem terecht en krijg je binnen twee werkdagen antwoord.
Tarieven
Drie pakketten, per maand opzegbaar
Alle bedragen zijn per maand en exclusief 21 procent btw. Je zit nergens aan vast en een aanvraag via het formulier is vrijblijvend.
Solo
19 euro per maand
Voor de vrijgevestigde praktijk van een behandelaar.
- een wachtrij met twee tellers
- aanmeldformulier voor je eigen site
- bevestiging en tussenbericht
- aanmeldstop met toelichting
- export voor je verantwoording
Praktijk
39 euro per maand
Voor een praktijk met een paar behandelaren en een assistent.
- alles uit Solo
- tot vijf wachtrijen met eigen instroomruimte
- verwijzers vastleggen en terugmelden
- belronde met notities per aanmelding
- rechten per medewerker
Groep
79 euro per maand
Voor een groepspraktijk met meerdere locaties of samenwerkingen.
- alles uit Praktijk
- onbeperkt aantal wachtrijen
- overzicht over locaties heen
- eigen berichtsjablonen per locatie
- begeleiding bij de inrichting
Twijfel je welk pakket past? Zet je situatie in het formulier, dan krijg je een advies en zo nodig een offerte op maat. Wil je eerst rekenen, lees dan wat wachtlijstbeheer je praktijk werkelijk kost.
Veelgestelde vragen
Wat praktijken meestal als eerste vragen
Staat je vraag er niet bij, stuur hem dan gerust via het contactformulier onderaan deze pagina.
Is Wachttijdbeheer een EPD?
Nee. Wachttijdbeheer beheert de weg van aanmelding tot de start van de behandeling. Je dossiervoering blijft in je eigen EPD, waar onder de Wgbo een bewaartermijn van twintig jaar geldt, gerekend vanaf de laatste wijziging.
Verwerkt Wachttijdbeheer gezondheidsgegevens?
Zo min mogelijk. De wachtlijst voer je op naam, contactgegevens, verwijzer en status. Alles wat je toch over de zorgvraag vastlegt, valt onder artikel 9 AVG, en die velden staan daarom standaard uit.
Waar worden de gegevens bewaard?
Op servers binnen de Europese Unie. Je sluit met ons een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG, en je krijgt een overzicht dat je zo in je verwerkingsregister uit artikel 30 AVG kunt zetten.
Kan ik zien hoe lang mensen echt wachten?
Ja. De teller start op de dag dat de aanmelding binnenkomt en loopt door tot de intake staat en tot de behandeling begint. Zo zie je de aanmeldwachttijd en de behandelwachttijd apart, per behandelaar en voor de hele praktijk.
Hoe helpt het bij een aanmeldstop?
Je zet de aanmeldstop aan met een reden en een verwachte einddatum. Wie zich daarna meldt, krijgt meteen een eerlijk bericht in plaats van stilte, en je verwijzers zien dezelfde stand van zaken als jij.
Werkt het ook voor een praktijk met meerdere behandelaren?
Ja. Elke behandelaar krijgt een eigen wachtrij met eigen instroomruimte, en daarnaast zie je het totaal van de praktijk. Wie meekijkt, ziet alleen de rijen waarvoor hij rechten heeft gekregen.
Helpt het mij bij de Wkkgz en de Wtza?
Het levert de gegevens die je daarvoor nodig hebt. Je ziet wanneer een aanmelding binnenkwam en wat je hebt teruggemeld, je legt klachten en signalen vast bij de juiste aanmelding, en je haalt er de cijfers uit voor je jaarlijkse verantwoording.
Wat gebeurt er nadat ik het formulier heb ingevuld?
Je bericht komt rechtstreeks bij Jimenez Julien terecht. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord, met een voorstel voor een korte demo waarin we je eigen aanmeldstroom doornemen. Aan de aanvraag zitten geen kosten of verplichtingen.
Uit het blog
Lezen over wachtlijsten en aanmeldingen
Praktische stukken over de aanmeldstroom van een vrijgevestigde praktijk, geschreven voor wie er zelf mee werkt.
Veelgestelde vragen
Waarom vragen huisartsen steeds naar je wachttijd en welk antwoord verwacht een verwijzer dan?
Huisartsen en praktijkondersteuners stellen steeds dezelfde vragen. Hier staan de antwoorden die je zonder overleg kunt geven.
Kosten en budget
Hoeveel tijd en geld kost het wachtlijstbeheer van een vrijgevestigde praktijk eigenlijk per maand?
Reken de uren voor bellen, herplannen en bijhouden eens door, en zet ze naast de kosten van software die dat werk overneemt.
Praktijkvoorbeeld
Wanneer zet je de aanmeldstop aan en wat betekent dat voor je agenda en je verwijzers?
Een geschetste praktijk zet de aanmeldstop aan en werkt de wachtlijst bij. Wat dat vraagt van agenda, verwijzers en communicatie.
Contact
Laat zien hoe jouw aanmeldstroom loopt
Vertel in het kort hoe aanmeldingen bij jou binnenkomen en waar het knelt. Je krijgt een antwoord dat over jouw praktijk gaat, geen algemene brochure. Wil je het zien werken, dan lopen we in een korte demo je eigen route door, van het moment dat iemand zich meldt tot het moment dat de behandeling start.
Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord. Een aanvraag is vrijblijvend en kost niets.
Liever gewoon mailen? Dat kan naar jimenezjulien42@gmail.com. Je gegevens gebruiken we alleen om je vraag te beantwoorden, zoals beschreven in de privacyverklaring.